7 stappen voor betrokken medewerkers

We weten allemaal dat een succesvol horecabedrijf niet zonder een goed op elkaar ingespeeld team kan. Toch is het soms weer even zoeken om die drive en flow weer in het team te krijgen. Soms hebben we jaren waarin het super gaat, en soms vraag je je af waar het nou aan ligt.

Vandaag delen we 7 eenvoudige stappen met je om je team in flow te krijgen. 

Wat is in flow zijn nou eigenlijk?   

In flow zijn betekent dat uitdaging en vaardigheid in balans zijn. 

Is er teveel uitdaging en te weinig vaardigheid dan ontstaat er stress. Bijvoorbeeld iemand die zonder ervaring in de horeca begint vindt de eerste dagen ontzettend spannend.  

Maar is er teveel vaardigheid en te weinig uitdaging dan ontstaat er verveling. Dat zie je bijvoorbeeld bij iemand die veel ervaring heeft maar bij gebrek aan uitdaging in de routine-stand gaat werken. 

Heb je je bedrijf in flow dan heb je de juiste verhouding tussen vaardigheid en uitdaging. En gaat de vaardigheid omhoog dan moet de uitdaging ook omhoog. Daarmee ontwikkel je je team.  

Met de volgende 7 stappen krijg je jouw team in flow en daarmee gemotiveerd. 

Stap 1 Formuleer je missie 

Betrokkenheid creëren begint met het delen van een inspirerende missie. Als dit iets is waar je voor warm loopt dan ben je daar graag deel van en wil je daar aan bijdragen.

Daarom is het delen van een missie een krachtige tool. 

Helaas merk ik bij veel horecabedrijven dat de missie vaak niet echt bekend is bij personeel. Voor veel jonge mensen in de horeca is het hun eerste baantje, ze hebben geen idee waarom ze doen wat ze doen.

Toch laten onderzoeken zien dat Generatie Z graag betekenisvol werk wil doen. Dus om iets bijzonders los te maken in deze mensen, is het delen van een missie belangrijk. 

Misschien denk je dat het veel tijd kost om op te schrijven, dat is niet zo, vaak liggen jouw missie en visie vlakbij.

Stel jezelf "waarom" vragen. Waarom ben je het bedrijf begonnen? Waarom kom jij naar je werk iedere dag?

Verpak je antwoorden vervolgens in een mooie drijfveer, belofte, motto of waarde.

Op die manier kan het een korte maar krachtige zin worden, het liefst in hele begrijpelijke taal. Denk aan de kracht van eenvoud en stel jezelf de vraag of iedereen eraan kan bijdragen.

Een van die inspirerende bedrijven die dat geweldig doet is Coolblue, hun belofte is ‘alles voor een glimlach’. Een mooie reden om voor naar je werk te gaan, toch? Eenvoudig en iedereen in het bedrijf kan eraan bijdragen. Volgens mij geldt dat ook voor de horeca, toch?

Stap 2 Formuleer een doelstelling

Een doelstelling hebben is goud waard voor het motiveren van je team. Zorg wel voor een realistische maar uitdagende doelstelling. 

Bedrijven die geen doelstelling hebben raken snel in een sleur. En als wel een doelstelling, dan is deze vaak financieel gedreven. 

Dat is jammer, want medewerkers zullen zich niet betrokken voelen bij een financiële doelstelling. Daarnaast hebben ze er ook weinig invloed op, of althans zo voelt dat.

Wat wordt de uitdaging voor jouw team dit jaar of seizoen?

Kies een doelstelling waar je gasten beter van worden. Waarmee je jouw medewerkers prikkelt om zich extra te focussen op die gastbeleving.

Wat je als doel kiest is afhankelijk van jouw situatie.

Het doel van het doel is jouw medewerkers richting te geven, zodat ze concreet aan iets kunnen bijdragen. Dat is wat iedereen wil. Zo wordt het werk uitdagender en veel leuker.

Kun je jouw bedrijf inschrijven voor een contest? Kun je een bijdrage doen aan bijvoorbeeld 3FM Serious Request als je bepaald resultaat hebt behaald. Kun je de lat iets hoger leggen voor die mystery visit rapporten? 

Stap 3 Creëer je gastenreis

Dit is de manier om jouw gewenste gastbeleving in kaart te brengen, zodat jouw medewerkers weten wat belangrijk is in jouw bedrijf.

Inzicht hebben in de concrete stappen die belangrijk zijn voor gasttevredenheid is de sleutel naar continuïteit en verbetering.

Ik zie het vaak gebeuren dat de ondernemer/manager precies weet wat de perfecte gastbeleving is in zijn bedrijf. Als hij/zij zelf iedere gast zou bedienen zou het met de gasttevredenheid helemaal goed zitten.

Echter hebben we in de praktijk natuurlijk veel te maken met parttimers die weinig ervaring hebben en meestal geen horeca-diploma hebben. Zij kennen de belangrijke stappen en houding vaak niet.

Gevolg is dat er operationeel gezien van alles ontbreekt aan die mooie gastbeleving.

Dus hoe doe je dat?

Je visualiseert vanuit het perspectief van de gast de reis die zij meemaken in jouw bedrijf. Een goede gastenreis bestaat uit de cruciale contactmomenten tussen medewerker en gast.

Wat wil jij dat de gast in een ideale situatie allemaal meemaakt? Wat ziet de gast? Welk gevoel krijgt de gast? Wat ervaart de gast? Wat kunnen jouw medewerkers doen om die beleving waar te maken?

Dat gedrag formuleer je vervolgens als richtlijnen, touches, kruispunten of checkpoints.

Stap 4 Organiseer een teammeeting

Nu je jouw nieuwe werkwijze hebt bedacht is het tijd om je nieuwe manier van werken met een knal te introduceren onder je personeel. 

Soms schiet dit er door de drukte bij in. Er is geen tijd om iedereen bij elkaar te verzamelen voor een teammeeting en dan vallen medewerkers snel terug in oude routines. 

Als jet plan al helemaal bij jou leeft, wil het nog niet zeggen dat het al leeft bij je personeel. 

Dus wil je echt een verandering gaan zien in je team dan moet je hier tijd en aandacht aan besteden. Bovendien geloof ik altijd dat alles wat je geeft je ook weer terugkrijgt.

Het is daarnaast ook heel waardevol om je medewerkers een keer bij elkaar te hebben in een andere setting dan werk. Mensen gaan elkaar beter begrijpen en uiteindelijk meer voor elkaar over hebben. En dat is natuurlijk wat we willen in een gemotiveerd team.

Stap 5 Introduceer aandachtspunten van de week/dag

Wil je dat de stappen van je gastenreis door iedereen goed worden opgepikt? Werk dan met een aandachtspunt van de week of dag. In die week of op die dag wordt er extra veel aandacht besteed aan een stap van je gastenreis.

Hoe vaak gebeurt het wel niet dat er een training wordt gegeven waarvan iedereen in de eerste week zegt, zo dat was interessant en na twee weken doet niemand er meer iets mee.

Zorg ervoor dat dit jou niet overkomt, dat zou zonde zijn van je mooie plan.

Met deze tool zorg je ervoor dat jouw plan actueel blijft en je geeft ermee richting aan het behalen van je doelstelling.

Het zorgt ervoor dat iedereen scherp en gemotiveerd is.

Het is ook fijn als leidinggevende want je kunt die week iets met alle aandacht behandelen. En je kunt mensen gericht feedback geven. Zorg er ook voor dat je complimenten geeft als ze het goed doen.

Bovendien zul je merken dat medewerkers er voor open staan omdat je ze hebt meegenomen in iets veel groters. 

Het idee is dat je medewerkers na een tijdje bewust zijn van de gehele gastenreis en weten hoe ze die het beste kunnen waarmaken op alle fronten.

Je krijgt er dus een allround team van.

Mocht je denken dit is wel superhandig maar ik heb hier echt geen tijd voor, je kunt hier ook eenvoudig iemand verantwoordelijk voor maken. Of de verantwoordelijkheid laten delen via een roulatiesysteem. 

Het is de kunst om oude routines te doorbreken. Dit doe je door ze te vervangen door nieuwe routines. 

Stap 6 Zorg voor opbouwende feedback

Medewerkers komen tot bloei in een positieve omgeving. Met opbouwende feedback zorg je voor de verdere ontwikkeling van je medewerkers.

Je zorgt voor de juiste balans tussen vaardigheid en uitdaging op ieders niveau. Als je dit goed onder de knie hebt hou je hiermee je team in de flow staat.

Een veelgemaakte fout is dat managers hun feedback op een verkeerde manier geven. Vaak op de persoon, dat komt verkeerd binnen en heeft een averechts effect op de motivatie.

Feedback gaat uitsluitend over kwaliteit en effectiviteit van gedrag. Dat is ook wat medewerkers kunnen aanpassen, feedback op de persoon vaak niet.

Speel de bal, niet de man.

Om jezelf hierin te trainen kun je jezelf aanwennen steeds “ik-taal” te gebruiken: “ik zie ….…., ik denk ……., het effect op mij is …..” In plaats van: “jij deed ….”, jij beweerde…. Daarmee ga je op de persoon en de ander voelt zich daardoor onnodig aangevallen.

Feedback geven kun je geven aan de hand van de sandwichmethode. Dit houdt in dat je eerst benoemt wat goed gaat, hiermee verhoog je het luistervermogen van de ontvanger.

Daarna benoem je wat jou opvalt en wat je graag anders ziet. Probeer er een haalbaar doel aan te koppelen voor die persoon.

Als het even kan geef je nog een compliment. Zo geef je de ontvanger kracht en vertrouwen en zal hij/zij gemotiveerd zijn om het nog beter te gaan doen.

Feedback heeft tot doel de ander verder te helpen. 

Want wat je aandacht geeft groeit.

Stap 7 Deel vooruitgang

Het werkt enorm motiverend als medewerkers horen dat hun bijdrage ertoe doet. Want als je merkt dat je inspanningen verschil maken dan heeft dat altijd een positief effect op de motivatie. 

Daarom is het belangrijk om de vooruitgang van je plan te delen met je medewerkers.

Dit kun je bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks doen. Deel ze in een whatsapp-groep, of hang een a4tje op. 

Denk bijvoorbeeld aan reviews, mystery visit rapporten, of hoeveel procent van het doel al bereikt is.

Slot 

Met een gemotiveerd en enthousiast team haal je nog meer rendement uit je bedrijf. Wij hopen dat deze stappen je daarbij helpen. 

Een handig hulpmiddel om medewerkers te motiveren en de standaard steeds een stukje hoger te leggen is Yellowstone. Het complete trainingsprogramma voor all-round medewerkers. Leuk voor ieder niveau. Gewoon te volgen op je mobiel.